Os mitos sobre o uso das ferramentas de colaboração nas empresas

Em uma recente conferência de TI realizada em Washington, nos Estados Unidos, houve um painel de discussão sobre como os jovens utilizam ferramentas como as mensagens curtas de texto por celular (SMS) para manter contato com os amigos. Uma das constatações do evento foi que a próxima geração de profissionais é muito mais adaptada às ferramentas de colaboração do que os atuais funcionários das organizações.

Além disso, foram debatidas questões em torno das consequências da entrada desses futuros profissionais no mercado de trabalho. Grande parte das opiniões foi de que a convivência com os novos colaboradores fará com que os funcionários mais antigos aprendam e acostumem-se a lidar com as ferramentas colaborativas. No entanto, isso merece uma análise mais profunda.

Não há dúvidas de que as crianças e os adolescentes de hoje estão completamente adaptados a ferramentas que permitam, por exemplo, a troca de mensagens por meio do tcelular. Entretanto, a maioria dos adultos que conhecemos também sabe como enviar um SMS – talvez demore um pouco mais para digitar, mas os textos são enviados mesmo assim. Por isso, não podemos considerar a idade como uma barreira para a adoção de novas tecnologias.

Outra preocupação que temos é a de que a nova geração esteja utilizando tais ferramentas justamente para fugir da colaboração. Como assim? É simples: os jovens se comunicam por meio de ferramentas tecnológicas justamente para evitar o contato direto com as outras pessoas.

Os programas de comunicação instantânea pelo computador, os SMSs e o microblog Twitter são ótimas plataformas de apoio ao relacionamento interpessoal, mas não podem substituí-lo. A verdadeira colaboração se dá por meio da conversa ao vivo, na qual é possível observar as expressões do interlocutor e ainda analisar os movimentos corporais.

Consideremos uma situação hipotética: uma empresa está avaliando se contratará determinado fornecedor para uma aplicação de SaaS (software como serviço, em português).

Para discutir o assunto, a organização reúne o responsável pela rede corporativa, os profissionais que cuidam das políticas de segurança da informação e adequação às normas regulatórias, os representantes de algumas unidades de negócios, um grupo de desenvolvedores de software e também os envolvidos com a companhia que pode vir a fornecer o serviço.

Os participantes da reunião possuem objetivos e preocupações divergentes e, muitas vezes, até conflitantes. As unidades de negócios querem e precisam da aplicação rodando o mais rápido possível, a equipe de segurança teme que o serviço adotado não seja aprovado por uma auditoria externa, os desenvolvedores de software sentem-se passados para trás e o responsável pela rede quer saber quanto de tráfego extra o SaaS geraria.

As divergências de opiniões entre os profissionais reunidos não poderão ser resolvidas por meio de mensagens de texto no celular ou por comunicadores instantâneos. E isso não quer dizer que nenhuma ferramenta de colaboração ajudaria nessa situação.

Certa vez, um profissional de TI contou que a companhia na qual atua utilizava a tecnologia de teleconferência há anos, como forma de agilizar contatos e evitar tantos deslocamentos para a realização de encontros presenciais.

O modo de contato, até então, parecia suficiente, mas, atualmente o funcionário acredita que a adoção da tecnologia de telepresença será muito mais eficiente, na medida em que possui melhor qualidade de imagem e permite que os participantes da reunião enxerguem a linguagem corporal e as expressões faciais uns dos outros.

 É claro que o modelo de telepresença exige mais capacidade da rede WAN e que as diferenças de interesses entre os participantes do encontro continuarão existindo. No entanto, quando existe o “olho no olho”, a comunicação tem muito mais chances de ser bem-sucedida.