Economize alguns milhões com a eliminação de redundâncias

Ao considerar as atualizações de data center, manutenção de equipamentos, licenças de software, contratação de prestadores de serviços e outras questões é fácil perceber quão disputados são os orçamentos da área de TI. Somado a isso existe um outro fator recente: um cenário de restrições provocado pela crise financeira internacional.

Nos últimos meses, foi possível observar organizações de todos os setores apostando em projetos menores para garantir que os recursos investidos voltem o mais rápido possível aos caixas das empresas. No entanto, em vez de apelar para o corte de iniciativas de longo prazo, os CIOs devem liderar uma revisão de processos e programas no departamento para identificar redundâncias e gastos desnecessários.

Como consultor, meu conselho para os gestores de TI é que revejam toda a infraestrutura tecnológica da companhia e, então, criem políticas para aumentar a produtividade das equipes e eliminem redundâncias. Para motivá-los a aceitar esse desafio, mostro dois exemplos distintos de líderes que realizaram essas ações e hoje comemoram os resultados obtidos.

Exemplo 1: como economizar 17 milhões de dólares de uma vez só
Uma empresa de manufatura planejava construir um novo data center e tinha, para tanto, o orçamento de 17 milhões de dólares. A ideia era que o projeto estivesse pronto em dois anos e tivesse a capacidade necessária para armazenar todos os dados da companhia sem que tivessem de ficar divididos em vários centros de armazenamento.

Felizmente, antes de iniciar de fato a construção da nova base, o gestor de TI resolveu dar uma última olhada no projeto em busca de outras alternativas. Foi então que, por meio da consulta ao inventário do departamento, o executivo percebeu que – além do novo data center – seria preciso investir em um projeto de integração com as demais bases de armazenamento da companhia e que essa iniciativa custaria, pelo menos, 500 mil dólares por ano.

Além disso, o CIO notou que se eliminasse aplicações redundantes e informações desnecessárias não precisaria nem da construção do novo data center. Assim, deixou de gastar 17 milhões de dólares e ainda conseguiu demonstrar ao board como a TI pode gerar receitas à companhia.

Exemplo 2: como economizar 300 mil dólares ao ano
É frequente conhecermos companhias cujas equipes atuam de forma tão desconectada que formam verdadeiros silos internos. Essa era a realidade em uma empresa norte-americana de investimentos, a qual teve sua infraestrutura de TI aumentada por meio de aquisições e fusões com outras organizações.

O comum nessa corporação era que gestores tomassem decisões isoladas e que não comunicassem a ninguém. Assim, a estratégia global de reduzir despesas tornou-se ineficiente quando aplicada em cada área de negócio.

De olho nesse cenário, o CIO da companhia optou por liderar uma iniciativa de levantar todos os custos que a área de TI possuía. Nesse momento, percebeu que muitos softwares semelhantes eram assinados todo mês, além de redundâncias em muitos outras áreas, como nas ferramentas de segurança, de gerenciamento da produtividade e das soluções de armazenamento de dados.

Após eliminar todas as licenças desnecessárias o departamento passou a economizar cerca de 300 mil dólares anualmente. Esses recursos passaram a ser investidos em novos projetos, os quais trouxeram ainda mais credibilidade ao departamento.