CIOs devem dar atenção às licenças e aos equipamentos ociosos

Após cortar parte de sua equipe, como reflexo da crise econômica mundial, a Seattle Lighting Fixture - rede de varejo dos Estados Unidos que comercializa equipamentos e acessórios para iluminação - enfrentou um desafio: gerenciar todo o legado de equipamentos e licenças de software que deixaram de ser usados pela companhia.

“Demitimos muitos colaboradores e hoje contamos com grande infraestrutura ociosa”, conta o CIO da companhia, Pat Beemer. “Além de ainda pagar pelas autorizações para utilização de programas, ferramentas e aplicações, possuímos muitos dados sensíveis armazenados nos servidores e PCs que estão parados”, complementa Beemer.

O problema apresentado pelo CIO da rede varejista não é uma exceção. Na verdade, tem virado algo bem comum atualmente. A crise forçou muitas organizações a reduzir equipes e deixar milhares de desktops, notebooks, smartphones e até servidores - nos quais estão armazenadas informações confidenciais - inutilizados.

Nesse contexto, a maioria das empresas ainda não conseguiu reestruturar as operações de modo a cancelar contratos com fornecedores de licenças de software. Além disso, grande parte das companhias tem conhecimento de processos que devem ser implementados para resolver tais questões, mas, por conta do enxugamento das equipes, não possui pessoal suficientemente preparado para essa tarefa.

De acordo com estudo publicado pela Forrester Research, cerca de 20% das organizações de todo o mundo que reavaliaram o parque instalado de software ainda pagam mais licenças do que as realmente utilizadas.

Se o número já é assustador nesse universo, imagine qual deve ser o cenário entre as empresas que não auditaram os contratos com fornecedores nos últimos meses. “Devido aos acontecimentos econômicos no mundo no último trimestre, é seguro afirmar que hoje quase toda companhia possui gastos desnecessários com estruturas inutilizadas”, diz o analista da Forrester Research, Peter O’Neill.

O especialista complementa defendendo que isso se dá porque a maioria das áreas corporativas de TI não tem processos estabelecidos para documentação dos ciclos de vida de hardware e licenças de software. “Em momentos de crise, quando o resultado financeiro final do negócio é foco de todos os departamentos, os CIOs devem prestar muita atenção nessas fontes de desperdício”, explica O’Neill.

Solução para o problema

Segundo ele, a resolução de tal problema não é tão trabalhosa como os executivos imaginam. “Hoje os fornecedores dependem, basicamente, dos serviços prestados em manutenção, visto que poucas empresas estão firmando novos acordos de compra. Assim, os fonrecedores estão bem mais flexíveis para renegociações contratuais”, afirma o analista da Forrester Research.

Entre as possíveis soluções apontadas para esse problema, especialistas apontam a migração de infraestrutura para os padrões de código aberto. No entanto, mesmo com uma mudança, seria necessário livrar-se das pendências atuais. Para isso, então, existem as empresas especializadas na reciclagem de dados e máquinas, que podem ser uma boa opção.

Para garantir que as informações recicladas não caiam nas mãos erradas, antes de firmar contratos, executivos de TI devem procurar saber se as companhias possuem mecanismos para documentar todo o processo de destruição dos dados e se trabalham com um controle de qualidade rigoroso.