Cinco custos ocultos do BYOD

É o mantra do trabalhador em trânsito: poder usar seus próprios iPhones, iPads pessoais e aparelhos Android em vez de smartphones BlackBerry e Playbooks fornecidos pela empresa para realizarem suas tarefas de trabalho. É parte da tendência crescente do BYOD (Bring Your Own Device).

Mas os CIOs que regozijam-se pela economia com o BYOD estão errados ao fazê-lo. O Aberdeen Group descobriu que uma empresa com 1 mil aparelhos móveis gasta 170 mil dólares extras por ano, em média, quando usam uma abordagem BYOD.

"As organizações que simplesmente dizem que o BYOD aumenta a produtividade, ignorando completamente sua estrutura de custos estão brincando com um cheque em branco", diz o analista Aberdeen Hyoun Park.

E este é um balde de água fria na tendência aquecida do BYOD. Os aparelhos móveis BYOD deveriam realmente tirar os CIOs do ciclo vicioso de compra de hardware, ou pelo menos compensar os custos.

Há exceções. A economia de custos na Cisco pelo BYOD fica em torno dos 17% a 22%. "Nós não pagamos a aquisição dos dispositivos móveis, e os nossos usuários estão mais contentes", afirma Lance Perry, vice-presidente de TI da empresa, aos participantes na Exposição e Conferência "Consumerization of IT in the Enterprise", realizada em San Francisco no mês passado. "Isso não é uma bela coisa?"

Mas a Cisco é apenas um caso de sucesso, não a regra. O pequeno segredo sujo do BYOD é que a maioria dos CIOs não está tendo economia de custos. Na verdade, o custo do BYOD móvel muitas vezes é maior no longo prazo do que o dos aparelhos móveis de propriedade da empresa.

Aqui estão cinco custos ocultos no BYOD.

1 - Falta de familiaridade com os custos de comunicação móvel

Tradicionalmente, os CIOs não tinham muita influência na escolha e nem envolvimento com o suporte aos aparelhos móveis. Mas recentemente, tablets e smartphones tornaram-se estratégicos e, assim, caíram na competência do CIO. Isso significa que muitos CIOs provavelmente não estão familiarizados com a gestão de estrutura de custos de uma rede sem fio, que é extremamente complicada.

"Eles abordam o BYOD a partir de uma perspectiva limitada", diz Park.

Uma empresa pode comprar centenas ou milhares de smartphones e receber uma taxa de desconto pelo volume, incluindo algumas substituições gratuitas. Em um programa BYOD, uma empresa não obtém esses benefícios. No entanto, este não é um ponto tão relevante já que os funcionários estão pagando do próprio bolso pelo hardware, de qualquer maneira.

O problema realmente é o custo do o serviço wireless. A empresa que opta por possuir aparelhos móveis pode contratar serviços no atacado através de uma única operadora e aumentar o seu poder de barganha, enquanto que o consumidor que se inscreve em um plano de dois anos paga uma taxa muito mais elevada.

A pesquisa da Aberdeen mostra que uma empresa aproveitando uma taxa de desconto por volume e os planos de otimização de certos empregados gasta uma média de 60 dólares por mês para serviços de voz e de dados em um smartphone, enquanto que o reembolso médio para um smartphone BYOD é de 70 dólares por mês.

2 - Relatório de Despesas

Como mencionado anteriormente, muitos CIOs não estão na esfera da gestão das comunicações sem fio. Nestas empresas o gasto mensal com um smartphone de propriedade da empresa é, em média, de 80 dólares, ou 10 dólares a mais do que um smartphone BYOD. À primeira vista, isto parece provar a economia de custo do BYOD, certo? Errado.

É preciso incluir no cálculo o custo oculto do reembolso dos funcionários que optaram pelo BYOD. Normalmente, um empregado preenche um relatório de despesas mensais para sua conta de comunicação. Um único relatório de despesas chega custar cerca de US$ 18 para processar, diz a Aberdeen. De repente, o custo de uma conta de smartphone BYOD vai para cerca de 90 dólares por mês.

Note-se que um funcionário que apresente um relatório de despesas com gastos diversos, incluindo a conta do celular ou do tablet, também só custou à empresa 18 dólares para processar. Mas os empregados que usam seus próprios dispositivos móveis para trabalho muitas vezes apresentam a sua fatura integral de despesas com mobilidade, em vez de discriminá-la. "Não há absolutamente nenhuma visibilidade sobre o que é pessoal e o que é corporativo", diz Park. "Mesmo que as empresas digam que cuidam disso colocando um teto ou uma quantia de despesa fixa não significa que tenham otimizado a estrutura de custos. Isso somente significa que os funcionários sabem até quanto eles podem gastar."

3 - Segurança, Gerenciamento, Perda de Dados, Meu Deus!

Quando uma empresa compra aparelhos móveis em quantidade, ela pode estabelecer um processo para automatizar a implantação e gestão de uma forma escalável. Em um cenário BYOD, um profissional de TI tem que dar entrada de cada dispositivo em um sistema, incluindo números de telefone, IMEIs (International Mobile Equipment Identity – Identidade Internacional de Equipamento Móvel), e informações do funcionário.

A Aberdeen não fornece um custo para esta prática intensiva de trabalho. No entanto, afirma que ele "é um ponto sensível bastante realista para uma empresa que trabalha com BYOD em uma base contínua", diz Park.

Há uma batelada de custos de segurança e de conformidade associados com BYOD móvel. Normalmente, a política de BYOD inunda a empresa com iPhones e iPads, além dos BlackBerry já em uso. Isso significa que os CIOs terão de investir em uma solução de gerenciamento de aparelhos móveis multiplataforma e outros softwares, e talvez até em uma VPN (Virtual Private Network).

"O custo de conformidade - assegurar a governança, gestão de riscos e conformidade -também é mais difícil quando os aparelhos devem ser rastreados individualmente", diz Park.

Pode-se ver como o BYOD poderia se tornar um pesadelo para os CIOs. Recentemente, a Avanade, empresa de serviços de tecnologia empresarial, entrevistou mais de 600 formadores decisões de TI e descobriu algo alarmante: mais da metade das empresas relataram ter uma brecha de segurança em aparelhos pessoais usados também no ambiente corporativo.

4 - Help Desk

Outro custo oculto é o do help desk. Com o BYOD, os departamentos de TI não controlam as ações da operadora e, muitas vezes, o funcionamento dos próprios aparelhos, mas ainda continuam sendo responsáveis pelo suporte dos funcionários que optaram pelo BYOD, mesmo que não estejam recebendo recursos adicionais para fazê-lo.

"Você realmente não tem o controle do aparelho e dos dados armazenados nele se deixar que os funcionários sejamos únicos responsáveis por gerenciarem o dispositivo", diz Park. "No momento em que fizer isto a empresa terá abdicado do controle de alguns dos seus ativos."

Portanto, os CIOs terão de investir em suporte para o BYOD.

5 - Multiplataforma, Multidepartamento

Não se engane: BYOD móvel significa mais plataformas para desenvolver aplicações e mais suporte a dar. Claro, muitos CIOs não permitem o uso de aparelhos Android supostamente com vazamentos nos seus programas de BYOD. No entanto, o BYOD pode eventualmente levar ao desenvolvimento interno de aplicativos nativos para a plataforma iOS da Apple.

Portanto, o custo do desenvolvimento interno de aplicativos pode aumentar drasticamente com o BYOD.

O BYOD não só requer suporte de multiplataforma, mas também suporte multidepartamento. "O BYOD requer uma sobrecarga interdepartamental significativa para garantir que todos os envolvidos na administração do empregado, do RH à TI e à segurança, estejam na mesma página", diz Enders Rainer, CTO das Américas para a NCP engineering, uma provedora de soluções de VPN.

É provável que uma empresa tenha que investir em, digamos, um contato ou algum outro processo de comunicação multidepartamental para tratar de questões BYOD.

Conclusão: o alto custo do BYOD

Computando tudo, o BYOD não parece bem sob uma perspectiva de custo. Um ambiente de BYOD móvel típico custa 33% mais do que uma implantação sem fio bem administrada, onde a empresa possua os aparelhos, de acordo com a Aberdeen.

"Apesar de todo o falatório sobre o BYOD ser mais barato, isso não é o que realmente está sacontecendo", diz Park.