Sistema ajuda indústria petrolífera a reduzir horas extras

Entrar na lista das 500 empresas mais lucrativas do mundo não é fácil, mas permanecer no ranking por anos é ainda mais difícil. A indústria petrolífera indiana Hindustan Petroleum (HPCL), a qual opera refinarias, terminais marítimos e fabrica as próprias bases aéreas, sabe muito bem disso. O grupo faz parte da listagem há alguns anos e aponta que uma das chaves do seu sucesso vem de um projeto da área de TI e que contribuiu para a otimização do fluxo de dados da organização.

A iniciativa gerou uma economia de mais de 50 mil dólares por ano com o pagamento de horas extras dos funcionários, conta a diretora-executiva de TI da HPCL, Nishi Vasudeva. Ainda segundo ela, a ideia nasceu depois que a companhia detectou que um dos maiores gargalos operacionais era a demora para a aprovação  de orçamentos e a quantidade de papel desperdiçada nesse processo. “Cerca de duas mil propostas solicitando liberação para recursos para as mais diversas finalidades eram expedidas anualmente”, lembra a executiva. “Os documentos impressos eram entregues aos gestores regionais, os quais raramente os aprovavam sem solicitar mudanças”, complementa, ao informar que isso exigia uma nova impressão dos documentos.

Nishi lembra que todas essas movimentações levavam tempo demais, não respeitavam nenhum tipo de regra quanto à análise de solicitações mais importantes e eram descentralizadas. “Nosso desafio era, claramente, encontrar maneiras para eliminar a utilização do papel físico nessas transações, bem como centralizar a tomada de decisão e reduzir drasticamente o período entre o envio das propostas e a liberação do orçamento”, afirma a diretora.

A solução encontrada pela companhia foi o desenvolvimento de uma ferramenta de gerenciamento do fluxo de informações e a eleição de decisores em cada unidade de negócio. Todo o processo passou a ser realizado de forma virtual e as propostas foram direcionadas a um repositório, no qual é possível verificar o status de cada operação, bem como todas as alterações.

Além disso, Nishi conta que quando uma proposta é aprovada, torna-se pública aos demais funcionários da empresa. Assim, eles conseguem entender a justificativa do investimento, o ROI (retorno do investimento) estimado e os prazos para execução do projeto que receberá a verba.

A implementação do sistema, segundo ela, demandou treinamento dos funcionários e políticas para a gestão de mudanças operacionais. “Mesmo com todo o trabalho, a iniciativa valeu a pena”, considera a diretora, que conclui: “Hoje temos um grau de disciplina muito maior em nossas rotinas de trabalho e reduzimos as horas trabalhadas de nossos colaboradores envolvidos nesses processos.”