Como tornar os custos de TI mais efetivos para a organização

A maioria dos profissionais não entende como as demandas do negócio consomem recursos de TI e afetam diretamente os custos. Mas sem entender exatamente quais os movimentos que a área de tecnologia da informação precisa realizar para atender as demandas do negócio fica impossível defender um posicionamento para que a empresa melhore o orçamento da área.

“Parte da sobrevivência dos líderes de TI é entender realmente o que dá para fazer da forma mais eficiente possível”, analisa Jeff Shipley, diretor da área de infraestrutura de TI e operações da Blue Cross Blue Shield – empresa norte-americana de planos de saúde. “E o que não dá para fazer de forma eficiente precisa ser terceirizado”, complementa Shipley.

Algumas questões parecem óbvias na hora de analisar esse custo de TI. O varejo, por exemplo, já sabe que as datas comemorativas tendem a aumentar as vendas e demandar mais recursos da área de tecnologia da informação. Já para as companhias que oferecem serviços de saúde, como o caso da Blue Cross, as iniciativas para manutenção e satisfação dos clientes afetam, todos os anos, os orçamentos de TI.

Shipley ressalta, no entanto, que a crise econômica deu novos contornos a essa realidade, uma vez que sua empresa vem sentindo uma grande evasão de clientes e, ao mesmo tempo, a área de TI tem sido pressionada a reduzir custos. “E se não dermos a visibilidade necessária para qualquer dólar gasto, teremos problemas reais”, explica o diretor da Blue Cross. Ainda segundo ele, a única forma de fazer isso é utilizar pessoas e software.

A solução de SaaS

No caso específico da empresa de Shipley, ele conta que, no ano passado, a companhia contratou um analista financeiro para atuar especificamente na área de TI e começou a usar uma solução – baseada no modelo de software como serviço – fornecida pela Apptio e que tem como intuito determinar os custos com tecnologia da informação.

Pelo acordo, a Blue Corss envia à Apptio relatórios de gastos com hardware, software e equipes. O fornecedor coloca esses dados em uma ferramenta de análise, a qual produz relatórios mostrando os custos estimados de TI por cada aplicação, ao longo do tempo.

Apesar da implementação ainda ser recente, a Blue Cross já está utilizando esses relatórios para categorizar e apresentar um panorama de como cada unidade de negócios têm afetado os custos da infraestrutura de TI.

Além disso, em troca do pagamento de US$ 2 mil mensais, a Apptio fornece, além dos números específicos da empresa, outros dados da indústria de saúde. O que, segundo Shipley, permite fazer uma comparação com a forma como os concorrentes têm lidado com os orçamentos de TI.

Já do lado das pessoas, o diretor conta que a contratação de um analista financeiro para a área de TI - e que trabalha parte do tempo na companhia - ajudou a dar sentido a todo esse amontoado de relatórios fornecidos pela Apptio. “E ter um profissional de finanças dá mais credibilidade à área de tecnologia de informação”, considera David Ackerman, responsável pela prática de TI da empresa de análises Hackett Group.

Ainda como resultado do trabalho desse profissional, em alguns meses a Blue Cross deve terminar a implementação de um quadro no qual toda a companhia poderá acessar, de forma detalhada, cada um dos gastos com tecnologia da companhia e o impacto disso para os negócios.

Para conseguir o orçamento necessário para o profissional financeiro, Shipley teve de realocar alguns recursos. “Nós cortamos alguns gastos extras do lado técnico”, cita o executivo, que acrescenta: “Mas eu senti que isso era importante”.