Empresa de gestão adota modelo de trabalho 100% remoto

Até meados do último ano, o CIO da Chorus – empresa norte-americana que atua com gestão na área de serviços de saúde –, Rick Boyd, gastava cerca de US$ 500 por mês com gasolina e pedágio para percorrer os 77 quilômetros que separavam sua casa, em Nova York, do escritório, em Nova Jersey. Mas esse cenário mudou quando a companhia em que trabalhava tomou uma decisão radical: acabar com as instalações físicas e tornar-se uma organização 100% virtual.

No processo, a Chorus fechou sua sede, no início de junho de 2008, e sua filial, no Texas, um mês depois. Com isso, os 35 funcionários e consultores da companhia passaram a trabalhar de forma remota e, no geral, estão adorando o novo estilo de vida.

Assim como muitas empresas que têm optado por permitir que os profissionais trabalhem de casa, a Chorus tomou essa decisão baseada na economia de dinheiro e de tempo que isso pode gerar. Além disso, só assumiu esse risco após detectar que tinha a tecnologia necessária para viabilizar esse modelo.

De acordo com A.J. Schreiber, presidente e CIO do grupo, ao transformar-se em uma empresa totalmente virtual, a Chorus vai alcançar uma economia de US$ 400 mil ao ano – que antes eram gastos com manutenção de 1.395 metros quadrados dos escritórios –, mas mantendo o mesmo nível de qualidade de atendimento aos clientes. Como? Graças a investimentos em uma infraestrutura de TI adequada e à criação de novas políticas de trabalho.

“Ao tomar a ousada atitude de fechar os escritórios e tornar-se 100% virtual, essa empresa dá uma demonstração dos resultados financeiros positivos gerados pela flexibilização do trabalho”, observa Cali Williams Yost, presidente e fundadora da consultoria Work+Life Fit. “Isso ajuda a recrutar e manter talentos, bem como a administrar melhor os recursos. E um número cada vez maior de empresas vem percebendo que não é mais preciso concentrar todos os funcionários em um mesmo lugar físico”, analisa Yost.

Para quem quer trilhar esse caminho de passar de uma empresa tradicional para um modelo virtual, o CEO da Chorus admite que existem alguns obstáculos importantes a serem vencidos. Contudo, ele afirma que são questões passíveis de solução, graças a um planejamento adequado, pesquisas e muitas tentativas.

Um dos segredos do sucesso da migração, revela Schreiber, está na criação de metodologias voltadas a manter o nível de produtividade da equipe. Nesse sentido, a Chorus investiu em sistemas para facilitar a gestão dos funcionários, investiu em tecnologias para transferir o conhecimento entre os membros da equipe e capacitou os profissionais a trabalhar de forma remota.

A seguir, os principais líderes da Chorus compartilham os desafios e as lições que aprenderam no decorrer desse projeto de transformação em uma empresa 100% virtual. Dicas que podem ajudar as organizações a evitarem alguns erros na hora de optar pelo trabalho remoto dos funcionários.

Adaptação da infraestrutura
A primeira preocupação de uma empresa que opta por um modelo virtual de trabalho é ter a infraestrutura certa para suportar os funcionários. No caso da Chorus, a companhia já contava com grande parte do ambiente de telecomunicações necessário para atender os trabalhadores remotos, graças a VPNs (redes privadas virtuais) e um sistema de voz sobre IP, implementado em 2007, que abrangia o PABX e um roteador instalado no data center da companhia.

Para preparar a empresa para o modelo 100% virtual, a equipe de Rick Boyd teve de acrescentar um servidor de rede – que se juntou a outros dois que a empresa já mantinha – e duas linhas T1. Além disso, implementou o software de telefonia IP nos laptops de todos os funcionários que, com isso, passaram a usar a rede IP para realizar e receber chamadas telefônicas.

Boyd admite que o departamento de TI teve problemas quando começou a instalar os sistemas de telefonia IP nos laptops. Era uma tecnologia nova para a companhia e a equipe não sabia ao certo como implementá-la. “As primeiras implementações foram muito difíceis, mas depois tudo ficou mais fácil”, conta o CIO, afirmando que recebeu o apoio de um integrador especializado nessa fase do projeto.

Como forma de assegurar a qualidade das conexões telefônicas, a equipe de TI teve também de dar a alguns funcionários roteadores mais potentes do que os equipamentos domésticos típicos. Além disso, a Chorus estabeleceu políticas de uso de celulares e de handhelds como backup para o caso da comunicação IP falhar.

Do lado da equipe de TI, a organização realizou investimentos na parte de suporte aos usuários. Para tanto, criou um conceito batizado de “hunt groups” (grupos de caça, em português). Assim, sempre que um profissional precisa de apoio para solucionar um problema em sua máquina ou com os sistemas, ele liga para o ramal de atendimento e esse número toca, ao mesmo tempo, para todas as pessoas do grupo. Com isso, quem está disponível naquele momento atende primeiro a chamada.