Riscos que o SMS e as redes sociais impõem aos CIOs

Uma boa prática para os contratos com operadoras e por prestadores de serviços de comunicação é especificar, em contrato, qual empresa controla os dados, independentemente de quem os armazena. Os terceiros devem seguir os cronogramas de retenção e destruição de dados que você estabeleceu, mas isso exige negociar e, dependendo da complexidade das regras, pagar um adicional.

Regras práticas

Proibir uma tecnologia Web 2.0 específica talvez não funcione. Isso porque os funcionários acabarão encontrando um jeito de usá-la, aposta Michael Harnish, Chief Technology Officer da Fios – consultoria especializada em provas digitais – e ex-CIO do escritório de advocacia Dickinson Wright.

“A experiência nos ensinou que se existir um meio eficaz de fomentar o negócio, ele será empregado, seja ou não desculpável”, alerta Harnish. Para tanto, ele afirma que, no caso das mensagens de texto, mesmo que a empresa forneça aos funcionários celulares que bloqueiam a troca de dados, há uma tendência de que os profissionais usem seus telefones particulares para mandar SMS.

Da mesma forma, o CTO cita que se a corporação bloquear o acesso a sistemas de mensagens instantâneas, os funcionários vão usar o Google Talk, Meebo, Skype, Yahoo Messenger e muitos outros serviços.

Harnish alerta os CIOs: “não finjam que os funcionários não usam texto para os negócios ou que não utilizam isso de maneira potencialmente danosa aos negócios. Saiba o que os colaboradores estão fazendo e adiante-se a eles. Elabore políticas e os treine em práticas e métodos aceitáveis.”