Comunicação entre funcionários: como calcular custos

Em uma feira de tendências, mencionei por acaso que muitos dos meus clientes com maior visão de futuro criaram “cálculos de comunicação” que os permite prever – com um bom nível de exatidão – quais serão os custos de comunicação de mover ou aumentar o número de funcionários. Digamos que o dono de unidade de negócio quer mudar 5 mil empregados do local A para o local B – como isso afetará os custos?

A primeira questão que me fizeram foi, “Como consigo fazer tal coisa?” Aqui estão as minhas sugestões:

Comece investindo em produtos que possibilitam você identificar de forma exata os fluxos das aplicações pela rede – por tipo, local e usuário. Rastreie ao longo do tempo, para determinar tendências de longo prazo, então você terá a acesso a porcentagem de WAN consumida por cada aplicação.

Enquanto capta essa informação, certifique-se de que está investindo em melhorar o gerenciamento de tecnologia. Certifique-se de que tem conhecimento de quais hardwares e softwares você tem, o que está sendo usado, quais estão ociosos e por quem são usados. Conte tudo: custos de licença por aplicações de comunicação unificada, telefones IP e TDM e, claro, todos os equipamentos e apetrechos de comunicação de dados.

Também audite seus contratos de serviço WAN. Tente encontrar uma métrica consistente de reais por megabytes por segundo para tráficos diferentes e classes de serviço. Em outras palavras, se ainda usa POTS, converta seu tráfico de voz de centavos por minuto para reais por megabytes. Calcule o preço de seu MPLS, linha privada, tráfico de dados ATM da mesma forma (você talvez precise de múltiplos preços, se você paga por diferentes classes de serviço). E não esqueça a wireless – é um componente cada vez mais importante em seus gastos de comunicação.

Descubra quantas pessoas você tem suportando os usuários, e o que estão fazendo. Separe os caras da arquitetura e planejamento dos de suporte direto.

O perfil do usuário é essencialmente um mapa entre a função e os requerimentos técnicos de sua função. A idéia aqui é estar apto a construir de forma justa e direta definições como “um trabalhador de back office administrativo tem as seguintes requisições....e....um desenvolvedor/engenheiro tem as seguintes requisições.

Próxima etapa: construa seu modelo. Atenção para o aumento de funções – lugares onde ao acrescentar um usuário a mais requer elevar um “pipe” de T1 para T3, ou acrescentar um novo servidor ou contratar uma equipe de apoio. Ao final desse exercício, você deve estar apto a estimar os custos de comunicação de cada funcionário muito bem.

Finalmente, vá para a contabilidade. Para aperfeiçoar seu modelo, precisa de dados reais – então compare a estimativa e os custos atuais, e investigue qualquer discrepância. Com alguma interação, poderá identificar onde seu modelo pode ser atualizado.