Por que seu gerenciamento de projetos falha

Práticas de gestão de projetos de TI estão em uma encruzilhada, e estão minando a habilidade de os departamentos de TI entregarem projetos com sucesso. Essa é a conclusão de uma pesquisa recente da Forrester, “Fortalecendo os Músculos de seu Gerenciamento de Projetos”, publicada em julho.

Mary Gerush, autora do relatório (e ex-gerente de projetos de TI), nota que a disciplina de gerenciamento de projetos não caminhou no mesmo ritmo das mudanças dos departamentos de tecnologia da informação ou do negócio.

Gerush escreve que enquanto os departamentos de TI adotaram arquitetura orientada a serviços e práticas de desenvolvimento ágil para se tornarem mais ágeis para responder às necessidades do negócio, a disciplina se manteve focada na metodologia. E as metodologias tradicionais têm se mostrado muito rígidas e burocráticas para o nível de competitividade dos negócios de hoje. De fato, nota Gerush, essas metodologias podem trabalhar contra os departamentos de TI.

A razão pela qual as metodologias de gerenciamento de projetos tradicionais mais atrapalharem que ajudarem a TI é porque exigem muito rigor. Por exemplo, diz Gerush, gerentes de projeto devem seguir scores ou processos pré-definidos e passos, e devem entregar rios de documentos em cada fase do projeto – sendo que cada uma delas torna lento cada um deles.

“Há tanto rigor e normalmente tanta documentação e tantos processos para seguir a metodologia que os tornam lentos de forma que não pode mover-se tão rápido quanto precisa o negócio ou tão rápido quanto a tecnologia possibilita”, diz ela.

O remédio: Gestão de Projetos de TI Flexível 

Para manter o passo com o negócio e com o resto da TI, escritórios de gerenciamento de projetos precisam tornar suas práticas mais flexíveis. Gerush oferece quatro medidas para os times aplicarem e melhorarem o tempo de resposta.

1-    Adote um framework. Um framework é uma coleção de várias peças da funcionalidade de um gerenciamento de projetos, diz Gerush. Quantos projetos são necessários para um projeto e não todos os passos de uma metodologia.

2-    Descubra o que realmente precisa entregar. Para projetos de curta duração, um relatório por e-mail da situação pode ser mais apropriado que um documento formal, a formalidade e requisitos de um documento pode ser a morte de alguns projetos, escreve ela. Por isso, aconselha que os gerentes de projeto customizem as entregas de acordo com as necessidades de cada um deles.

3-    Meça a eficiência de um projeto de forma diferenciada. Gerenciamento de projetos baseia-se em entregar projetos no prazo e dentro do orçamento, e claro, confia-se na metodologia para fazer isso acontecer. Mas se pretende que o gerenciamento de projetos seja mais flexível, precisa encorajar um novo comportamento. Então recompense a equipe quando eles se adaptam de forma rápida as necessidades de mudança do negócio, mesmo se o prazo e o orçamento tiverem alguns deslizes.

4-    Treine gerentes de projetos para serem líderes, mais do que malucos por controle. Gerentes de projeto podem confiar na habilidade analítica para completar projetos. “Mas o gerenciamento flexível não é uma questão exata, preto ou branco”, escreve. Requer uma visão mais completa, compreensão e exercício de liderança adaptativa ao invés de comando e controle.

5-    Continue melhorando as praticas de gerenciamento. Sua abordagem deve envolver TI e o negócio. Solicite aos gerentes de projetos e parceiros de negócio idéias sobre como fazer sua prática de gerenciamento de projetos mais responsiva.