Use comitês de forma construtiva e acabe com a burocracia

4-    Todos os comitês devem ter um relatório escrito que define seu propósito e seus membros. Os membros devem ser escolhidos por critério das funções de trabalho, não pelo nome de indivíduos (por exemplo, membros incluem qualquer um cujo trabalho é...), e deve ser aberto para qualquer um que cumpra os requerimentos.

5-    A nenhum comitê deve ser dada autoridade. O poder de um comitê vem da autoridade de seus membros, o que é inerente as suas funções normais. Os membros são voluntários e concordam em usar as respectivas autoridades para implementarem decisões compartilhadas. Assim, nenhum “executivo” é requerido.

6-    Nenhum comitê deve retirar poder de alguém. Comitês são um fórum que pode ajudar as pessoas a concordarem, mas não tomam decisões por nenhum dos membros. Toda autoridade deve ser exercida pelos meios normais de comando.

O que aconteceu com o comitê de terceirização
Na proposta do comitê de outsourcing, o CIO decidiu que seria apropriado porque ele viu necessidade de colaboração. Mas seu propósito é limitado a definir os requerimentos para contratos de fornecedores e trocar informações relevantes para que se faça bom uso dos contratos. Ele deixou estabelecido que o comitê não tem nenhum poder para impor nenhuma decisão, por exemplo, forçar pessoas a usarem o fornecedor escolhido pelo comitê.

Ao anunciar sua decisão, o CIO lembrou todos que toda a equipe de TI é responsável por melhorar continuamente o valor do departamento e reduzir custos. Assim, todos são responsáveis pelo uso adequado de fornecedores.

Além disso, gerentes individualmente estão livres para se juntarem ao comitê, ou não, e para usar o contrato com o fornecedor, ou não. Mas o comitê não endossaria o uso de nenhum fornecedor ou se envolveria em decisões individuais sobre qualquer orçamento.

O que realmente enviou um sinal poderoso para a organização de TI foi que o CIO respondeu com uma política – não uma decisão sobre apenas esse comitê. Então, pelo menos nessa organização, se você está sentindo-se solitário em seu cubículo, tire um dia de folga, mas não forme um comitê. E na sua organização? Como isso acontece?