Use comitês de forma construtiva e acabe com a burocracia

Se um número razoável de gerentes está interessado em outsourcing, a função de procurador deve ajudá-los a encontrar bons fornecedores e a estabelecer um contrato.

A função de procurador dos gerentes também pode ajudá-los com relacionamentos, provendo um único ponto de contato para o fornecedor, facilitando a comunicação (mas não determinando o que os vários gerentes vão comprar).

Obviamente, depende de cada gerente decidir quando ampliar e incluir outras áreas no processo (incluindo requerimentos técnicos, obter o orçamento para pagar o fornecedor e aceitar a área de contabilidade para resultados). Ele ou ela não precisa de um comitê para tomar essas decisões.

Uma polícia para comitês
Partindo do princípio que todas as coisas podem acontecer sem comitês – e deveriam acontecer no curso normal dos negócios – qual é o propósito de um comitê? Os comitês promovem um fórum de colaboração continua. É simples assim. Não crie um comitê por nenhum outro propósito.

Baseado nessa informação, meu amigo CIO e eu criamos as seguintes políticas para comitês:

1-    Nenhum comitê deve existir para cobrir uma função de entregar um produto ou serviço que deve ser do domínio do grupo da organização de TI ou de qualquer outro lugar da corporação.

2-    Quando o objetivo é uma solução identificada ou entregável, nenhum comitê deve ser formado. Ao invés, um time de projeto ou força tarefa deve ser formada e então se dissolver quando o projeto for concluído.

3-    Comitês devem ser formados somente quando existe a necessidade de colaboração (além do escopo de projetos específicos), e somente com os propósitos de:
-Compartilhar informações entre pessoas cujas funções regulares criou interesses compartilhados, como trocas profissionais.
-Tomar decisões compartilhadas por pessoas cuja função regular as dá voz em uma série de decisões.