Use comitês de forma construtiva e acabe com a burocracia

Um CIO me mostrou um e-mail de uma pessoa de sua equipe descrevendo a formação de um novo comitê para investigar a terceirização dos serviços de engenharia de aplicações, escolher um fornecedor, fazer contrato, gerenciar gastos, e medir resultados. A ele foi solicitado aprovar a lista de membros.

“O que você pensa disso”, me perguntou.

“Não me parece certo”, respondi. “Você não deixou claro que o trabalho de todos os gerentes inclui procurar continuamente redução de custos? E isso não inclui o bom uso de fornecedores?”

“Claro que sim!”

“E quem deveria policiar isso?”, perguntei.

“Seus chefes, obviamente”, foi sua resposta lógica.

“E você já não tem um grupo de responsáveis por buscar alternativas de terceirização, ajudar os gerentes com relacionamento e comprar coisas?”, continuei.

“Sim, temos”, ele respondeu.

“Então para que esse comitê?”.

Ele não tinha resposta, e foi quando eu comecei a me questionar se as pessoas formam comitês sempre que querem ajudar seus pares, mesmo se uma equipe de projeto – que iria embora depois de finalizado um trabalho – faria o mesmo enquanto os comitês geralmente criam vida própria.

Sendo um tanto desagradável, me questiono se as pessoas formam comitês quando estão se sentindo solitárias em seus cubículos ou escritórios.

Os comitês têm uma proposta útil. Mas geralmente, são burocráticos, desencorajadores, ou, no mínimo, uma fonte de contabilidades ambíguas ou de confusão. Essa coluna pretende explorar o que pode dar errado e define o papel apropriado de comitês.

O que está errado
Muitas empresas estão exagerando com comitês, de forma que a maioria dos gerentes reclama que passam muito tempo em reuniões. Os comitês são caros e geralmente pouco produtivos. Retardam as tomadas de decisões, ou simplesmente são perda de tempo.

De fato, em alguns casos, os comitês são destrutivos. Confunde as responsabilidades individuais e pode desencorajar gerentes que deveriam ter a autoridade para tomarem decisões por si mesmos.