Oito dicas contra reuniões improdutivas

Não há nada como um aviso de reunião para gerar nos funcionários um nítido sentimento de desânimo. Desde que o tempo da maior parte dos funcionários está mais curto por conta da carga de trabalho bastante pesada, reuniões podem ser vistas como perda de tempo. Infelizmente, isso ocorre porque a maioria realmente é. “A principal razão para as pessoas odiarem reuniões é que elas não andam ou não resultam em nada”, diz Glen Parker, consultor de construção de equipes e autor de Reuniões Excelentes: 33 Ferramentas para Obter Resultados em Reuniões.

Funcionários interessados em alcançar metas são ainda mais afetados por reuniões, de acordo com Steve G. Regelberg, professor de ciência e psicologia organizacional da Universidade da Carolina do Norte, Charlotte. Em 2005, ele liderou uma pesquisa com 908 funcionários sobre reuniões, publicada no Journal of Applied Psychology. Para os funcionários preocupados em cumprir tarefas e atingir metas, reuniões são interrupções irritantes no trabalho e na produtividade; o nível de insatisfação no trabalho aumenta quanto maior o número de reuniões. O estudo apontou ainda que funcionários menos esforçados têm uma orientação mais flexível no trabalho e, na verdade, gostam de reuniões, presumivelmente vistas como uma bem-vinda interrupção, uma chance para ser social.

No livro “A Ciência e Ficção das Reuniões,” Rogelberg (junto com Cliff Scott, professor da Universidade da Carolina do Norte, Charlotte, e John Kello, professor do Davidson College) explica que reuniões ineficientes são especialmente danosas para as empresas. Três diferentes estudos sustentam a idéia de que o nível de produtividade das reuniões é o mais poderoso fator para a satisfação no emprego; quanto mais tempo gasto em reuniões sem sentido, maior a insatisfação e mais os funcionários tendem a deixar a companhia.

Infelizmente, reuniões improdutivas são a norma. Freqüentemente os funcionários saem das salas pensando, “este não foi um bom uso do meu tempo, nós falamos muito, mas não havia um propósito claro ou resultado,” diz Parker, que promove treinamentos para reuniões em várias empresas. Ele explica que mesmo quando há um propósito claro, é muito fácil que o tópico da reunião seja mudado ou ignorado por alguém que pretende parecer esperto ou puxar sua própria pauta de demandas.

As pesquisas sustentam essa avaliação. Um levantamento da Microsoft com 30 mil pessoas ao redor do mundo descobriu que a maior parte dos empregados sente-se produtiva em apenas três dias da semana. O que mais contribuiu isso? Reuniões improdutivas (objetivos pouco claros e falta de comunicação da equipe também estavam entre os três primeiros colocados, uma prova de que usar reuniões como ferramenta de comunicação é um erro.) De acordo com a pesquisa, as pessoas passam 5,6 horas em reuniões por semana, apesar de 65% responderem que elas não são produtivas. Nos Estados Unidos, em particular, o número de empregados que acham reuniões perda de tempo sobe para 71%.

Então como saber se você está desagradando com suas reuniões? Você deveria considerar contratar um especialista para educar líderes a tornarem as reuniões mais produtivas.

1- Marque somente reuniões necessárias. Pense com simplicidade: Quando os funcionários estão em uma reunião, não estão produzindo. O salário pago a cada um para estar em uma reunião e a quantidade de trabalho perdida coletivamente, ao mesmo tempo, deveriam ser considerados quando questionada a importância da reunião. Seu propósito deve ser a tomada de decisão, a solução de um problema, a resposta a uma querela ou a seleção de um fornecedorr, diz Parker. Além disso, cada uma dessas questões diz respeito somente a algumas pessoas e só elas devem ser chamadas. “Existem assuntos legítimos, mas eles só dizem respeito a X pessoas; o resto ficará aborrecido, sentindo que há coisas mais importantes a serem feitas.”

Eva Budz, chefe da equipe de pesquisa em oncologia da Novartis, recebeu o treinamento de Parker e diz que uma boa regra para determinar a necessidade da reunião é “quando começamos a ver correspondência freqüente sobre um mesmo assunto entupir as caixas de mensagem.” Nesse ponto, “nós marcamos uma reunião para chegar ao coração do problema.”