Como administrar seu tempo

As responsabilidades dos CIOs de hoje parecem estar conspirando para tornar o tempo de um líder de TI mais precioso do que nunca. Em 1998, quando John Halamka assumiu o cargo de CIO do Beth Israel Deaconess Medical Centre em Boston, um dos principais centros de saúde dos Estados Unidos, foi-lhe dito que a chefia de TI era um trabalho das “9h às 5h”. Halamka não demorou a descobrir que seria o contrário. “Transformou-se em um trabalho das 5h às 9h”, isto é, das cinco da manhã às 21 horas.
Os CIOs atuais enfrentam uma avalanche interminável de reuniões com executivos de alto nível, profissionais de TI, usuários, fabricantes, clientes externos e analistas de Wall Street. Estas reuniões, aliadas a uma enxurrada de e-mails e incêndios diários que precisam ser apagados, conspiram para tornar o tempo de um líder TI mais precioso do que nunca.

O COMPUTERWORLD conversou com quatro CIOs de diferentes setores – Cathy Brune da Allstate Insurance (setor financeiro), Tim Stanley da Harrah's Entertainment's (serviços), Lew Temares da Florida's University of Miami (educação) e Halamka (saúde) – para descobrir como eles passam seu dia e exercem suas respectivas preferências de gestão do tempo.

De manhã
Como outros CIOs, Halamka, que também é CIO da Harvard Medical School, fez o expediente prolongado trabalhar a seu favor. Habituou-se a viver com quatro a cinco horas de sono por noite e, normalmente, seu dia começa às 5 da manhã, “quando o mundo está calmo”, com a preparação de apresentações ou relatórios. “Tente escrever alguma coisa em uma terça-feira ao meio-dia com e-mail interrompendo a cada 30 segundos”, diz Halamka.
Depois de um dia inteiro de reuniões e uma pausa para o jantar em família, Halamka costuma reservar uma parte da noite, distante das perturbações do escritório, para fazer um trabalho mais “reflexivo”, como planejamento estratégico.
O cronograma de Halamka tem a precisão do bisturi de um cirurgião, exceto por seu castigo: o e-mail. Em geral, ele “ataca” 500 mensagens por dia usando seu BlackBerry, mas, se pudesse, dedicaria menos tempo a isso. “Quantos e-mails sem utilidade prática você recebe por dia?” pondera. “Deveria ser anexada uma tarifa ao e-mail antes de as pessoas apertarem o botão enviar.”
O dia de trabalho de Cathy Brune, CIO do setor financeiro, inicia às 5h30. Ela olha e-mail e toma café da manhã com seus dois filhos. Há 30 anos na Allstate, onde exerceu diversas funções de vendas e operações em seus primeiros 19 anos na empresa, reserva tempo entre as reuniões com a direção para encontros imprevistos solicitados por TI ou grupos de funcionários para discutir estratégias ou problemas.
Diferentemente de outros CIOs, que muitas vezes vêem o almoço como uma oportunidade para encaixar mais uma reunião ou botar em dia o e-mail ou a papelada, Cathy costuma ir para o restaurante da Allstate, onde gosta de se apresentar a grupos de funcionários e colher as impressões deles sobre a organização de TI da empresa. “Às vezes sento com as pessoas por 30 minutos e volto com 30 idéias”, conta.